Kezdd a lényeggel

Tudjuk, hogy a szöveg elejét szinte mindenki elolvassa. Ezért kell a legfontosabb információval indítanod. Mi például a legfontosabb információ egy fizetési felszólításnál? Az, hogy mennyit, meddig és milyen számlaszámra kell befizetni. Csak ezután jöhet minden előzmény, háttérinformáció és egyéb részlet.

Először az olvasó célját elégítsd ki

A weben az olvasó kezdeményezi a kommunikációt, ő látogat el a te oldaladra, mert valamilyen információt keres, vagy valamit el akar intézni. Ezért a weboldalakon először mindenképpen az olvasó céljait kell kielégítened. Ha úgy érzi, hogy rossz helyen jár, itt nem kap választ a kérdéseire, akkor egy pillanat alatt továbbáll egy másik oldalra. Könnyebb dolgod van, ha az olvasód célja egybeesik a sajátoddal (pl. sikerült megválaszolnod a kérdését, és így nem fogja felhívni az ügyfélszolgálatot). Ha különbözik a célotok, akkor először ki kell elégítsd az övét, és utána próbálhatod meg rávenni a sajátodra (pl. iratkozzon fel a hírleveledre).

Ha emailt vagy levelet küldesz, akkor te kezdeményezed a kommunikációt. Ha levelet írsz, két dologra kell választ adnod minél gyorsabban: miért írsz, és mit kell tennie az olvasónak.

A fordított piramis

Az iskolában mindannyian megtanultuk, hogy egy szöveg bevezetésből, tárgyalásból és befejezésből áll, és ez utóbbi tartalmazza a legfontosabb következtetéseinket. Ezt  a felépítést felejtsd el, és használd helyette a fordított piramis módszerét: kezdd szövegedet a legfontosabb, legérdekesebb információval, és csak ezt követően jöjjenek a kevésbé fontos és érdekes információk. Ezzel a módszerrel sok időt spórolsz meg az olvasóidnak.

 

Az első bekezdésnek általában választ kell adnia az alapkérdésekre:

• ki?
• mit?
• mikor?
• hol?
• hogyan?
• miért?

Ezután jöhet a többi információ. Ezeket többféle módon is sorba rendezheted, az alábbi lehetőségek közül mindig az adott helyzetnek megfelelőt válaszd:

• a legfontosabb vagy legtöbb embert érintő információ kerüljön elölre, a legkevésbé fontos vagy legkevesebb embert érintő információ pedig a szöveg végére (ez a legjellemzőbb eset)
• időrendi sorrend (pl. ha történetet mesélsz)
• probléma – kiváltó ok – megoldás (pl. egy ügyfélszolgálati levélnél)
• …